Матриця Ейзенхауера

Дуайт Девід Ейзенхауер відомий насамперед як 34-й президент США (1953-1961). До того як стати президентом, він був генералом і командував союзними військами під час Другої світової війни. Специфічна професійна діяльність постійно змушувала Ейзенхауера приймати жорсткі рішення і щодня фокусуватися на різних завданнях. Щоб оптимізувати процес, він створив свій метод, який став широко відомий як матриця Ейзенхауера.

Це простий інструмент, що допомагає уникнути стану аналітичного паралічу, котрий виникає щоразу, коли ви навіть не знаєте, з чого почати. Згодом, засвоївши принципи цієї концепції, можна навчитися легко і швидко визначати різницю між важливим, терміновим, другорядним і непотрібним.

Як використовувати матрицю Ейзенхауера

Ви маєте поділити всі свої завдання на чотири групи: «термінові і важливі», «важливі, але не термінові», «термінові, але не важливі», «не термінові і не важливі».

Кінцева мета методу Ейзенхауера – допомогти відфільтрувати другорядні справи від важливих рішень і зосередитися на тому, що дійсно має значення.

Значення квадрантів у матриці

Завдання розподіляються по конкретних квадрантах, які, у свою чергу, визначають, коли і як довго ви можете виконувати завдання.

Квадрант 1. Термінові та важливі. Усі справи можуть здатися терміновими та важливими, але насправді це не так. Сюди відносяться справи, які впливають на виживання вашого особового складу: критичні ситуації, невідкладні проблеми, управління ризиками та ті завдання, які мають жорсткі строки виконання. Ці пріоритетні завдання треба зробити негайно.

Квадрант 2. Важливі, але не термінові. Цей квадрант – стратегічна частина матриці, яка ідеально підходить для довгострокового розвитку. Елементи, які він охоплює, важливі, але не вимагають негайного втручання. При цьому завдання мають певний дедлайн і теж виконуються особисто.

Сюди можна віднести: планування, пошук ідей та можливостей, відновлення сил, відпочинок, навчання та розвиток, вибудовування відносин з людьми, аналіз проведених дій, турботу про фізичний та психічний стан бійців. Заплануйте, коли ви це зробите.

Квадрант 3. Термінові, але не важливі справи. У цей квадрант потрапляють реакції на запити: дзвінки, виклики по радіозв’язку, підготовка донесень, невідкладні справи, які можна виконати не особисто. Деякі неважливі та незначущі зустрічі, які забирають у вас час та енергію. Усе те, що відволікає вас від поставленого завдання та йде всупереч з принципом «місія насамперед, а люди завжди», відноситься до цього квадранта. Делегуйте їх комусь.

Квадрант 4. Не термінові, не важливі. Це супутні справи, які не приносять ніякої цінності. Випадкові дзвінки, неефективний відпочинок, побутові дрібниці, що забирають час, серфінг по соцмережах та листування в них, ознайомлення з непотрібними документами та інше вбивання часу в різних формах. Зробіть це пізніше або ніколи їх не робіть.

У процесі використання матриці ви побачите, що більшість завдань потрапляють у квадранти 1 та 3. Але найбільш значимий результат приносять дії з квадранта 2, тому що це цілі, які впливають на довгостроковий успіх вашої команди.

У цій техніці найскладніше зрозуміти те, що відволікає вас від запланованого курсу. Але якщо ви впораєтеся з цією проблемою розподілу справ та завдань, то позбудетеся думок про даремно втрачений час.

Розподіл завдань по квадрантах має деякі особливості, і їх потрібно враховувати:

У кожен квадрант можна додавати багато завдань, проте краще, щоб їхня максимальна кількість не перевищувала 7 елементів.

Тільки ви можете визначити рівень пріоритету елементів у своєму списку, не треба допускати нікого до цього списку. Щоранку починайте з реєстру справ із матриці, і вже до кінця тижня ви побачите результат.

Створюйте окремі матриці для професійної діяльності та окремо для особистого життя.

На основі лекції Олега Бойка,

керівника ГО «Український центр військового лідерства»